«Главное ввязаться в бой, а дальше видно будет», — эту фразу в различных интерпретациях приписывают Наполеону Бонапарту. И она заряжает на активные действия. Но прыгать в омут изменения в бизнес-процессах с головой без четкого плана — не лучший вариант. В большинстве случаев результат будет неудовлетворительным.
Благо изобретать велосипед нам не придется: проверенный на практике подход уже существует. Называется он жизненный цикл проекта по улучшениям. О нем сегодня и поговорим.
И тут вы спросите: «А как понять, что фирме необходимы улучшения в области бизнес-процессов, если она нормально функционирует и не находится на грани банкротства?» Отличный вопрос!
Вариантов может быть несколько:
- Снижение производственных показателей
- Давление со стороны конкурентов
- Приобретение новых предприятий
- Изменение ситуации на рынке
- Освоение новых рынков и другие.
Во всех перечисленных ситуациях наличие гибкой и адаптивной системы бизнес-процессов увеличивает шансы компании на повышение прибыли и выживаемость в целом.
Например, школа иностранного языка с очным форматом преподавания оперативно перестраивается на дистанционную работу. Данное улучшение процесса позволяет не только ни терять прибыль в условиях изоляции, но и помогает принести дополнительную выгоду в виде расширения количества клиентов за счет работы с регионами, в которых отсутствуют офисы фирмы.
Знание принципов внедрения улучшений процессов полезно как руководителям, так и исполнителям. Еще на стадии анализа текущей ситуации оно помогает критически оценивать качество выполняемых задач и вносить корректировки в бизнес-процесс, не дожидаясь появления негативных последствий для компании в целом.
Например, руководитель увидел в отчетах скачок количества возвратов товара на 20%. Вместо того чтобы искать причины в предвзятости клиентов или отмахнуться от проблемы, он может ознакомиться с аналитикой (например, описанием причин возвратов из отчетов CRM) и дать распоряжение о доведении обратной связи от клиентов до всех исполнителей, вовлеченных в процесс производства/реализации.
Вернемся к жизненному циклу проекта по улучшениям. В него входят: инициация проекта, планирование, реализация и контроль, а также завершение работ.
Этап инициации проекта начинаем с определения «что» и «зачем» будет улучшаться. В этом нам поможет небольшой чек-лист, включающий следующие вопросы:
- Много ли брака, рекламаций, жалоб от клиентов?
- Большой ли объем запасов в цехах и/или на складах?
- Присутствует ли скопление продукции в отделе контроля качества?
- Случаются ли срывы в сроках выполнения клиентских заказов?
- Бывают ли простои оборудования?
- Велик ли объем работы по исправлению ранее сделанных ошибок?
Вопросов может быть гораздо больше, это лишь примеры.
Если вы ответили хотя бы на 3 вопроса положительно, считайте, что улучшение процессов вашей компании необходимы.
Еще одна составляющая положительного результата проекта – корректно поставленная цель. Не стоит надеяться, что она будет сформулирована в процессе анализа текущей ситуации. При таком подходе тратится много ресурсов, а результат так и не достигается.
Наиболее эффективный вариант: выявить с помощью чек-листа несколько приоритетных проблемных направлений и сформулировать цель/цели проекта, отталкиваясь от них.
Корректная цель должна быть измеримой, достижимой, актуальной, четко сформулированной по временным рамкам. SMART – идеальный инструмент для этой задачи. Пример формулировки: снизить количество бракованных изделий трикотажного цеха на 15% за 12 месяцев.
Далее согласовываем проект с руководителем, ответственным за процесс функционирования подразделения либо с заинтересованным лицом. При необходимости он скорректирует формулировку ожидаемого результата и поможет увидеть несостыковки цели проекта с текущими реалиями предприятия. Например, порекомендует поставить цель снижения брака не 15%, а 10%, если производственная линия и бизнес-процессы не готовы к более амбициозным планам. Также выделит необходимые для реализации ресурсы: финансы, сотрудников; поможет получить поддержку вовлеченных в процесс сторонних отделов.
В финале формируем проектную команду, готовим и утверждаем проектную документацию.
Проделав перечисленные шаги, переходим к фазе планирования. О ней я расскажу в одной из ближайших статей. Хорошая новость — у вас будет время опробовать на практике инструменты, с которыми вы познакомились сегодня.
Данный подход универсален, его можно использовать вне зависимости от специфики задач и целей проекта: будь то написание закупочной стратегии, запуск информационной системы, сайта, производственной линии и т.д.
Хотите узнать от А до Я о внедрении улучшений в процессы?
Регистрируйтесь на программу профессиональной переподготовки «Академия Процессного управления» от Б1
Оставьте свой комментарий