Повышение эффективности бизнес-процессов — постоянная деятельность, включающая в себя множество различных активностей по анализу, моделированию, оптимизации, автоматизации бизнес-процессов. Однако невозможно, да и не нужно, пытаться улучшить одновременно все процессы компании. Ключ к успеху в том, чтобы сфокусировать внимание и правильно выбрать именно те процессы, которые принесут наибольший эффект от приложенных усилий.
Каким образом правильно расставить приоритеты и определить бизнес-процессы, или направления деятельности, нуждающиеся в улучшении?
Реестр бизнес-процессов – отправная точка для определения приоритетов.
Если ваша компания уже стоит на пути процессного управления и реализует проекты по оптимизации, то, скорее всего, у неё сформирован реестр бизнес-процессов, который, в свою очередь, базируется на процессной архитектуре. Если же ваша компания только начинает такой путь, то создание процессного реестра как раз и будет началом работ по ранжированию процессов. В сформированном процессном реестре компания выделяет наборы сквозных бизнес-процессов, указывает владельцев процессов, ключевые результаты процессов и при необходимости иные атрибуты процессов (например, ИТ-системы, поддерживающие реализацию процесса, поставщиков и потребителей и пр.)
После понимания перечня сквозных бизнес-процессов, приступаем к ранжированию.
Чтобы сфокусировать усилия и определить те процессы, которыми необходимо заниматься в первую очередь, нам надо определить критерии для приоритезации. Здесь мы покажем простой и одновременно эффективный инструмент, когда все бизнес-процессы ранжируются по трём основным критериям: 1) «критичность для бизнеса», 2) «эффективность реализации» и 3) «скорость внедрения изменений».
Давайте чуть более подробно разберем каждый из данных критериев.
Критерий 1. «Критичность бизнес-процесса для бизнеса».
Ранжируя процессы по данному критерию, мы отвечаем на вопрос: «Какое влияние (вклад) оказывает бизнес-процесс на достижение стратегических целей компании?». Либо, если компания в настоящий момент сфокусирована на достижение конкретных тактических целей: «Какой вклад бизнес-процесса в достижение установленных ключевых целей»? Можно указать конкретные измеримые цели (доля рынка, выручка, удовлетворённость клиентов и пр.).
Оценка для каждого процесса может ставится по шкале от 1 до 5, где оценка «1» — слабо критичный процесс с незначительным влиянием на установленные цели, а оценка «5» — самые критичные процессы, без эффективного выполнения которых, невозможно достижение установленных целей.
Критерий 2. «Эффективность реализации бизнес-процесса».
В рамках данного критерия мы оцениваем текущую эффективность бизнес-процесса и потенциал для его оптимизации. Неэффективный процесс требует большего количества ресурсов (в сравнении с целевым состоянием), долго выполняется, требует больше трудозатрат персонала на выполнение действий внутри процесса и пр. Если для процесса заданы конкретные измеримые KPI, то конечно сравнение может производиться с их целевыми значениями, но обычно на первых этапах внедрения процессного управления такие конкретные KPI разрабатываются уже в ходе реализации проекта оптимизации.
Оценка для каждого процесса также ставится по шкале от 1 до 5, где оценка «1» — неэффективный процесс: очень большие трудозатраты (относительно того, как «могло бы быть»), перерасход ресурсов и прочие параметры, которые стоит предварительно указать. Оценка «5» — это эффективный процесс, реализующийся в соответствии с целевыми параметрами.
Критерий 3. «Скорость внедрения изменений в бизнес-процессе».
Здесь мы оцениваем потенциал изменения процесса (повышение его эффективности) и скорость внедрения изменений в нём. Существуют процессы, в которых изменения могут быть реализованы достаточно быстро, а с другой стороны есть процессы, которые в силу разных причин (сложность автоматизации, значительный бюджет на изменения и пр.) сложнее поддаются изменениям.
Оценка ставится по шкале от 1 до 5. Оценка «1» — внедрение изменений в бизнес-процессе затруднено и не может быть реализовано в среднесрочной перспективе, оценка «5» — легко внедрить изменения в бизнес-процессе в самой ближайшей перспективе.
Наблюдаете разрозненность процессов в компании и отсутствие единой стратегии? Хотите научиться, как внедрять системного подхода к улучшениям? Регистрируйтесь на программу «Академия Процессного управления» Академии бизнеса Б1.
