Для чего компании отправляют своих сотрудников на курсы по управлению бизнес-процессами?
Причин может быть несколько. Основная — появилась острая необходимость в агентах улучшений, и руководители почувствовали необходимость в высококвалифицированных кадрах. Действительно, грамотные сотрудники – залог эффективных процессов компании. Качественно простроенные процессы дают компании конкурентоспособность на рынке, способность быстро адаптироваться к изменениям, стойко переносить превратности окружающей среды.
Как же быть, если отправить на курсы по улучшению бизнес-процессов разом всех причастных к оптимизации сотрудников нет возможности? Тогда начинаем с обучения руководителя, а руководитель передает подчиненным знания и навыки и параллельно направляет подчиненных на тренинги.
Один из основных навыков, помогающих управлять процессами в компании, является процессно-ориентированное мышление. Оно поможет на базе имеющихся ресурсов получать желаемые результаты. На помощь придут количественные измерения результатов, их анализ и картирование бизнес-процессов. Подробно изучив информацию, вы с командой сможете выявить слабые точки процессов и устранить их. Как будем развивать?
Для этого используем следующие шаги:
- Классифицируем процессы. Делим процессы на основные (приносят прибыль компании, например, производство готового продукта), вспомогательные (поддерживают реализацию основных, например, бухгалтерия) и потери (не несут пользы ни конечному клиенту, ни бизнесу, например, исправление бракованных деталей).
- Расставляем приоритеты. Рассказываем сотрудникам о важность фокусировки на основных процессах, максимальной оптимизации затрат ресурсов для вспомогательных процессов и минимизации потерь.
- Организуем кросс-функциональное взаимодействие. Сотрудники, занимающиеся реализацией продукции, рассказывают про свой рабочий процесс тем, кто находится в начале процесса (например, отдел производства или контроля качества смогут обсудить с отделом продаж работу с претензиями от клиентов).
Далее проводим воршкопы по процессу:
- Информируем о целях оптимизации. Объясняем сотрудникам важность достижения общей цели и роли каждого в этом процессе.
- Описываем каждый процесс. Просим сотрудников, вовлеченных в процесс, описать его и рассказать на каких этапах каких результатов они достигают.
- Определяем точки входа и выхода. Сотрудники рассказывают, какие ресурсы/информация необходимы на входе в процесс для выполнения рабочих задач и какой результат они передают следующему отделу.
- Фиксируем схему процесса. Отражаем на схеме входы, выходы, шаги и участников процесса.
- Анализируем вместе с сотрудниками отделов получившуюся схему и выявляем узкие места. Можно встречаться с каждым отделом по отдельности, можно пригласить представителя из каждого отдела. Далее обсуждаем, как можно изменить процесс, чтобы их избежать. Например, 90% сырья под производство продукции закупать на основе производственного плана, а в случае его оперативной корректировки и необходимости закупки большего объема забирать сырье с консигнационных складов поставщика.
Даже если познакомить сотрудников лишь с нескольким пунктами из списка, их восприятие процессов и рабочих задач поменяется. Если же выполнить шаги всего списка, у сотрудников появится навык рассматривать свою работу с ориентацией на процесс и результат.
Опыт проведения первого воркшопа по процессам нужно будет дополнительно закрепить проведением повторных сессий, но основа уже заложена, и результат не заставит себя ждать.
Хотите получить новые знания и навыки для улучшения бизнес-процессов в вашей компании?
Узнайте больше о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1
Оставьте свой комментарий