Компания Б1 — это фабрика по созданию презентаций. Слайды для нас — это один из инструментов общения с клиентами и коллегами, способ мотивации и повышения вовлеченности в процесс, возможность просто рассказать о сложном, а иногда и визуализация результата работы на многолетнем проекте.
А как у вас? Пробовали посчитать, сколько часов в неделю уходит на работу в MS PowerPoint?
Сегодня я расскажу о том, как можно сэкономить драгоценное время при создании презентаций. А куда его потом инвестировать, уверен, вы найдете сами.
Совет 1: Используйте горячие клавиши
Может показаться, что ничего страшного нет в том, чтобы, например, выделить мышкой текст, нажать правую кнопку, выбрать пункт «копировать», потом в нужном месте снова нажать на правую кнопку… Однако, в среднем, эта операция занимает 15-20 секунд. Если же вы воспользуетесь сочетанием клавиш Ctrl + C и Ctrl + V, то это займет около 3-4 секунд. Умножьте на количество повторов в одной презентации и вот вы уже сэкономили 7-10 минут. А за неделю это может быть уже и час. А за месяц? Год?
Конечно, Ctrl + C/V это самый простой пример. В памятке вы найдете варианты и посложнее, а они сэкономят еще больше времени.
Совет 2: Сформулируйте цель
Вам знакома ситуация, когда вы подготовили отличный слайд, потратили на него пару часов (важно же было продумать наполнение, сделать его легким для восприятия, оформить как следует), а теперь не знаете куда его вставить в презентацию? И удалять жалко — столько времени потратили, а что с ним делать — непонятно.
Запишите, что вы хотите получить от аудитории, которая увидит вашу презентацию. Будьте как можно более конкретны. Проверяйте перед созданием каждый слайд, таблицу, график на соответствие цели. Так вы не потратите время на ненужную информацию и, кстати, сделаете презентацию результативной.
Совет 3: Автоматизируйте выравнивание
Часто наши клиенты жалуются на то, что много времени уходит на выравнивание теста или фигур. Если, например, на каждом следующем слайде расположения заголовка сделать произвольным, то это будет создавать ощущение неряшливости и плохой подготовки, что конечно же отразится на итоговом впечатлении от презентации. С другой стороны, выравнивать все эти заголовки, фигуры, текстовые блоки долго и скучно. Начните использовать направляющие (Guides) и меню автоматического выравнивания (Align) и забудете про эту дилемму.
Совет 4: Управляйте образцом слайдов (Slide Master View)
Не так много наших клиентов вообще знают про эту «подводную» сторону MS PowerPoint, но, если вы хотите, например, поменять шрифт во всей презентации одним кликом, добавить или убрать логотип на всех слайдах сразу, быстро переключаться между шаблонами слайдов (где всё уже заранее на нужных местах), то вам сюда: Вид – Образец слайдов (View – Slide Master). Поначалу этот раздел может показаться сложным, но потом, когда освоитесь, поймете, сколько времени тратили на примитивные ручные операции.
Узнайте о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1
Оставьте свой комментарий