Фраза из заголовка отлично отражает суть подхода, использующего мини-проекты по улучшению. Этот формат внедрения изменений отлично подходит для получения быстрых побед и широко используется в философии Кайдзен. Его основное преимущество: размер ресурсов (время, деньги, люди, технологии), которые необходимо затратить для получения результата. Они значительно меньше, чем для стандартных проектов.
Например, если классический проект по оптимизации занимает от нескольких месяцев до нескольких лет, то мини-проект может быть реализован в сроки от нескольких недель. Плюс для изменения процесса к лучшему вам не нужно согласовывать большой бюджет, не нужно будет ждать месяцы и даже годы, чтобы оценить полученный результат. Вам даже не понадобится длительная стадия интервью участников процесса и сложные аналитические вычисления.
Все, что нужно:
- четко понимать цель проекта,
- насколько проект интегрируется в общую стратегию компании,
- необходимые ресурсы для реализации.
В условиях постоянно ограниченных ресурсов этот инструмент подходит, как нельзя лучше.
Вполне возможно, на данном этапе у вас появится вопрос «А как понять, что нужно улучшать?». Ведь в рамках полномасштабного проекта уходит немало времени на анализ процессов, выявление потерь и разработку перечня инициатив. Все гениальное — просто! Идем за обратной связью к участникам процесса. Это не только наши клиенты (потребители конечного продукта), но и сотрудники компании и наши поставщики, подрядчики и даже коллеги из отрасли.
Где собрать идеи разобрались, и сразу появился следующий вопрос «Как собирать»? Вариантов несколько — выбирайте на свой вкус:
- интервью и личные встречи (наиболее эффективный способ коммуникации, но и наиболее трудозатратный)
- сбор идей в виде анкет и опросников
- сбор идей в свободной форме.
А прежде чем приступить к сбору рацпредложений, обязательно обозначьте границы сбора информации. Иначе получите набор идей, начиная от отключения обогрева воды в кулере летом и заканчивая продажей неиспользуемых предприятием помещений. Поэтому, чтобы мини-проект не стал программой максимум, держим в голове конечную цель, которую хотим достигнуть. Например, есть проблема — на одном из производственных этапов скапливается много готовой продукции. Вот конкретно с этим вопросом идём сначала к сотрудникам цеха, где есть данная проблема. Выслушиваем их предложения. Потом уже собираем лучшие практики от сторонних организаций, если остается необходимость.
В противном случае, если собирать все идеи, можно потратить все силы еще на этапе сортировки, анализа на адекватность и приоритезации идей.
Итак, у нас есть цель, есть идеи для решения задачи. Дальше выбираем инициативы, которые помогут прямым (увеличение дохода), или косвенным (снижение затрат) способом улучшить финансовые результаты процесса. Ведь основная цель бизнес-процесса – получение прибыли.
Если для достижения конкретной цели собрано несколько инициатив, то ранжировать их целесообразно в соответствии балансом возврата инвестиций на вложенные ресурсы.
Например, если у нас 2 варианта решения проблемы скопления готовой продукции на одном из этапов производственного цикла, выбираем тот, который принесет наибольший результат с наименьшими затратами финансов, времени, человеческих ресурсов. При этом не хватаемся за варианты с нулевым результатом и близкой к нулю финальной ценностью только потому, что их реализовать проще всего.
Список инициатив готов, и приоритетные варианты выбраны. Можно переходить к составлению устава проекта и согласованию необходимых ресурсов со заинтересованными лицами и владельцем процесса.
Теперь дело за малым — фиксируем метрики процесса «до», реализуем инициативу, оцениваем результат (в том числе фиксируем метрики процесса «после»), при необходимости разрабатываем ряд корректировочных шагов, либо продолжаем отслеживать метрики процесса на постоянной основе.
Мини-проекты можно применять для оптимизации различных бизнес-процессов. Единственное, где они не подходят в силу особенностей формата, – реализация инициатив по модернизации производственного процесса, внедрение ERP-систем и реинжиниринг бизнес процессов с последующим составлением пакета регламентирующих документов. В этих случаях понадобятся более широкие экспертные знания, разработка технологичных решений, вложение немалых финансов, привлечение большего количества участников и длительные сроки реализации.
Например, в одной из крупных иностранных производственных компании к внедрению ERP системы SAP готовились более трех лет. В подготовительный период были описаны, проанализированы и скорректированы бизнес-процессы таким образом, чтобы ERP-система могла эффективно работать.
Надеюсь, вы оценили пользу мини-проектов и обязательно воспользуетесь этим инструментом в работе. А если у вас уже был подобный опыт, и вы хотите им поделиться, пишите комментарии к статье.
Хотите получить новые знания и навыки для реализации проектов улучшения бизнес-процессов?
Узнайте больше о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1
Оставьте свой комментарий