Кайдзен – лаконичное, экзотическое и для многих незнакомое слово, на деле представляет из себя философию непрерывных улучшений. Необходимость процесса непрерывных улучшений изначально возникла на производстве, но постепенно стала применяться на всех типах и уровнях бизнес-процессов. И не без оснований, ведь постоянные улучшения, начинающиеся с производства и заканчивающиеся административным-хозяйственным аппаратом, затрагивают все уровни сотрудников от рабочих до директоров и неминуемо несут позитивный результат. Основная цель философии кайдзен – создание бизнес-ценности с минимальными потерями.
Идеи бережного (бережливого) отношения к ресурсам компании (сырье, время, деньги, люди и т.д.), за счет которых создается польза для конечного клиента, будоражит умы азиатских, европейских и американских практиков и теоретиков бизнеса начиная со второй половины ХХ века. Российские предприниматели стали активно использовать идеи Кайдзен уже в начале ХХI века. В наше время проводятся всероссийские конкурсы лидеров производительности (например, Конкурс на кубок А.К. Гастева), задачи снижения потерь в операционной деятельности компаний обсуждаются на Федеральном уровне (например, Национальный проект «Производительность труда»).
Многие предприятия, запускающие производства с нуля, руководствуются инструментами философии для построения эффективных процессов. Компаниям с устоявшимися производственными процессами и более длительной историей сложнее внедрять новые идеи, но также возможно. Тем более, кайдзен можно применить практически для всех бизнес-процессов предприятия.
Сегодня рассмотрим решения, которые помогут избежать потерь в процессе работы отдела бухгалтерии.
Топ-5 «популярных» проблем в работе бухгалтерии и финансов, и варианты их устранения включают:
1
Проблема: передача информации вручную. Например, регистрация документов вручную может привести к возможным ошибкам в системе учета.
Решение: введение электронного документооборота, хранение зарегистрированных документов при помощи облачных решений.
2
Проблема: хранение и использование смежными отделами неполной, дублирующей или некорректной информации. Например, юридический и бухгалтерский отделы фиксируют «набор» реквизитов поставщиков каждый на своё усмотрение.
Решение: блокировка в ERP системе возможности отправки данных по поставщику при неполном заполнении карточки, обязательное прикрепление скана карточки с реквизитами поставщика к регистрационной карточке в системе.
3
Проблема: двойной контроль результата того или иного шага. Например, согласование изменений названий должностей в штатном расписании юристом, финансистом, бухгалтером, руководителем подразделения.
Решение: ограничение выполнения транзакции в системе только вариантом заданной/правильной последовательности.
4
Проблема: непредвиденные «авралы» в платёжных операциях в связи с ожиданием информации (реквизиты контрагента, первичные документы), необходимой для проведения платежей.
Решение: фиксация в регламенте/SLA (Service Level Agreement, оно же Соглашение об уровне сервиса) конкретных сроков предоставления информации для выполнения операций. Например, все акты принятых работ должны быть сданы в бухгалтерию для подтверждения оплаты поставщику не позднее, чем через 24 часа после подписания.
5
Проблема: добавление избыточной ценности. Например, согласование договоров с типовыми условиями.
Решение: разводим на 2 маршрута согласование типовых и нетиповых договоров. Из маршрута согласования типовых условий исключаем бухгалтерию и финансы.
Какие еще простые решения помогут избежать потерь в работе финансового отдела?
- Наведение порядок в документах: что-то передаем в архив, что-то утилизируем. В этом поможет система 5S (как часть культуры постоянного улучшения)
- Контроль эффективности работы отдела посредством привлечения внутренних или внешних аудиторов
- Анализ ситуации частых авралов и «тушения пожаров» может помочь определить причины потерь и неэффективности процесса
- Цифровизация процесса: уходим от дублирования одной и той же информации в нескольких источниках (таблицах, журналах учета) по несколько раз. Снижаем объем работы в таблицах MS Excel, переводим работу в ERP систему, проводим обучение компьютерной грамотности сотрудников
- Сбор предложений по улучшению процессов и/или образование кружка качества, работа на повышение качества результатов отдела
- Повышение компетентности сотрудников и увеличение количества агентов улучшений.
Таким образом, большинство решений просты в применении и показывают быстрый результат. Для их реализации не нужно выделять дополнительный бюджет. Благодаря своей простоте, они будут полезны для разных отделов и в вашей компании, наверняка, найдется отдел, которому философия подойдет и будет полезна.
Хотите получить новые знания и навыки для реализации проектов улучшения бизнес-процессов?
Узнайте больше о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1
Оставьте свой комментарий