Как быстро, просто и без лишних затрат найти узкие места в том или ином процессе и «расшить» их, тем самым повысив эффективность процесса? На помощь придут канбан-доски, которые просто незаменимы при анализе процессов и задач.
Роль канбан-доски может выполнять либо обычная пробковая доска, либо виртуальная доска. Рассмотрим первый вариант: за основу можно взять любую понравившуюся поверхность: пробковая доска, доска для записей маркером, стеклянная перегородка и т.д. Главное условие — чтобы на выбранной поверхности можно было выделить как минимум 3 колонки со статусами текущих задач: «надо сделать», «в работе», «выполнено». Статусов (столбцов) может быть больше. Например, можно разложить тот или иной процесс по шагам. Возьмем продажи и типичные шаги процесса: получение заявки, оформление договора, подписание договора, получение оплаты, отгрузка товара.
Участники процесса должны иметь доступ к доске и оперативно изменять статус своих задач.
Для каждой задачи заполняется своя карточка. Возможно ввести «маркировку» типов задач: оформить их в разных цветах в зависимости от статуса срочности выполнения. Например, запрос с высоким приоритетом – карточка красного цвета, типичный запрос – карточка зеленого цвета, запрос с фиксированной датой – карточка синего цвета, общеорганизационные задачи – карточка желтого цвета.
Карточки/задачи начинают свое движение по доске со статуса «надо сделать» и уходят с нее только после того, как задача считается выполненной. Для команд, участники которых разбросаны в разных городах, либо не имеют постоянной возможности общения в офисе, отлично подойдет вариант номер два – виртуальные доски управления процессом. Логика ведения та же самая, что и при ведении досок в офлайн. А выбор сервисов гораздо шире. Некоторые из них и самые популярные: Trello, Asana, Worksection, Kanbanize, Jiro и многие другие.
Чем хороши канбан-доски?
С их помощью вы очень быстро выявляете задачи, на выполнение которых выделено слишком мало ресурсов: сотрудников либо времени.
Сможете увидеть, сколько задач одновременно может находиться на выполнении в вашем отделе/ команде, влияет ли этот объем негативно на скорость процесса.
При обзоре задач на доске можно обсудить с командой:
- Насколько корректно первоначально сформулированы задачи (полнота и корректность предоставления информации по задаче).
- Хватает ли в отделе коммуникации для эффективной работы. Нужны ли какие-то улучшения бизнес-процессов (цифровизация, повышение информированности, улучшение качества отчетности и т.д.).
Как получить проверенные инструменты оптимизации бизнес-процессов?
Узнайте о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1
Оставьте свой комментарий