Отчетность проектного менеджера

Согласно Project Management Body of Knowledge (PMBоK)®, для эффективного управления руководитель проекта должен следовать алгоритму «ретроспектива / текущий статус / прогноз». Это позволит проанализировать, что было сделано в проекте, оценить текущее состояние внешней и внутренней среды проекта, а также заранее определить, что ожидает проектную команду в будущем.

Для этого проектный менеджер создает комплексную систему отчетности:

• статусы по работам, выполненным за отчетный период
• список одобренных за отчетный период изменений
• отчет по анализу и оценке отклонений план-факт
• работы, подлежащие завершению в плановом периоде
• текущий статус рисков проекта
• прогнозы до завершения проекта.

После этого проектный менеджер определяет, какую информацию и в каком формате предоставлять разным заинтересованным сторонам. Раскрытие данных о ходе проекта должно быть адаптировано так, чтобы каждая группа стейкхолдеров смогла извлечь пользу для принятия решений по проекту. Например, какая помощь и в чём нужна, какие риски могут сорвать план проекта, насколько достижимы сроки проекта.

Для того, чтобы убедится, что вы «попадаете» в информационный запрос стейкхолдера, рекомендуем ответить на 5 вопросов:

• кому адресован отчет (кто будет принимать решения на его основе?)
• содержание (какие данные включать в отчет?)
• форма (как данные должны быть раскрыты?)
• степень детализации (какие детали нужны этому стейкхолдеру для принятия решений?)
• периодичность (как часто нужно актуализировать данные?).

Такой подход в коммуникации со стейкхолдерами помогает решить много задач:

• создать понятное и удобное информационное поле
• организовать систему быстрого реагирования на изменения и принятия решений
• обеспечить адаптивность проекта к рискам.

Таким образом, отчетность в управлении проектами – не столько инструмент контроля, сколько инструмент обеспечения удовлетворенности заинтересованных сторон и гибкости проекта к изменчивости факторов внутренней и внешней среды.

Хотите получить проверенные, отработанные на практике инструменты мониторинга и анализа в проектном менеджменте?

Узнайте больше о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1 на программах «Управление проектами: интенсив» и «Управление проектами: практикум»