Оптимизация бизнес-процессов – тема острая и актуальная для компаний, занимающихся производством товаров и оказанием услуг. А по сути, для всех организаций, чья деятельность нацелена на создание результата, удовлетворяющего потребности внешнего клиента. Ведь внедрение инициатив по оптимизации помогает высвободить такие важные ресурсы компании, как: время, люди, деньги.
Как правильно подойти к изучению методов и внедрению инструментов оптимизации на практике? Нужно ли чрезмерно спешить или, наоборот, осторожничать и ждать? Давайте разбираться вместе.
Начнем со спешки. Как говорится в известной русской поговорке, «поспешишь – людей насмешишь». Излишняя спешка в вопросе управления процессами — не лучший союзник. Прежде чем бросаться в бой, стоит изучить основы методологии и ответить на вопросы:
— Куда бежать: какие процессы требуют неотложной оптимизации?
— Для чего бежать: какой цели хотим достигнуть?
— С кем бежать: кто потенциальные участники процесса и проекта?
Вооружившись теорией и ответами, можно приступать к инициации проекта по внедрению улучшений.
Теперь рассмотрим другую крайность – бесконечное ожидание, прокрастинация и бездействие в плане управления процессами.
Осторожность при внедрении изменений, затрагивающих деятельность компании, – здравый подход. Другой вопрос — «Чего опасаемся и чего ждем?». Чтобы ожидание было оправданным, нужно определить четкие критерии событий, наступление которых даст «зеленый свет» действиям по оптимизации. При этом важно понимать, какие шаги нужно предпринять параллельно с ожиданием, чтобы приблизить момент, благоприятный для инициации изменений. Как говорится: «Если хочешь достичь цели – беги к ней, если не можешь бежать – иди, если не можешь идти – ползи, если не можешь ползти – ляг и лежи в направлении цели».
Каких событий мы чаще всего ждем, чтобы начать улучшение процессов? Готовности к изменениям (своей, процессов или компании); больше знаний; больше опыта в реализации проектов, чтобы снизить вероятность провала; больше бюджета; более благоприятных условий внешней или внутренней среды; когда дела в компании пойдут хуже или, наоборот, лучше.
Как ждать продуктивно?
Приведу пример: понимаем, что уровень зрелости процессов в компании низкий. Прежде, чем начинать автоматизацию процесса складской логистики важно выполнить следующие шаги:
- Определить владельца процесса
- Описать модель процесса в формате «как есть»
- Определить требования заинтересованных сторон к результату оптимизации.
На это нужно время и знание методологии их корректного выполнения. Если план действий есть, а ресурса знаний недостаточно – идем получать знания.
Вооружившись методологией, можно перейти к реализации точечных инициатив по улучшению. Например, сокращение числа шагов процесса, устранение дублирующих шагов, устранение неиспользуемых «выходов» процесса и т.д. Постепенно накапливая опыт и экспертизу, можно усложнять реализуемые проекты и увеличивать их масштаб.
Кратко на вопрос «Внедрять инициативы по оптимизации процессов в спешке или подождать?» можно ответить словами Рене Декарта: «…истина находится где-то посередине между мнениями двух спорщиков…». Для нас это значит, что лучшие ориентиры для принятия взвешенных решений в вопросе управления процессами — не крайности, а логика и здравый смысл.
Чувствуете, что есть готовность действовать, но есть пробелы в методологии оптимизации процессов?
Регистрируйтесь на программу «Академия Процессного управления» в Б1. Программа построена на основе требований профессионального стандарта «Специалист по процессному управлению», а также CBOK 4.0. По итогам обучения вы сможете подтвердить необходимую квалификацию
Оставьте свой комментарий